XAMPION® PALVELUN KÄYTTÄJÄREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1. REKISTERINPITÄJÄ

Rekisterin rekisterinpitäjä on Progda Oy (y-tunnus 2761180-5)

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on:

Toimitusjohtaja Tero Suominen

Osoite: Kaarikatu 8, 20760 Piispanristi
Sähköposti: support@xampion.com

2. REKISTERIN NIMI

Rekisterin nimi on Xampion® palvelun käyttäjärekisteri.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:

Palvelun, siihen liittyvän laitteen ja kokonaiskonseptin tarjoamiseksi rekisteröidylle;
Palvelun käytön mahdollistamiseksi rekisteröidyille;
Palvelun hallinnointiin ja rekisterinpitäjän tähän liittyvien tehtävien, velvoitteiden ja oikeuksien toteuttamisen tarkoituksissa;
Palvelun käyttöön liittyvien yhteydenottojen mahdollistamiseksi;
Sen mahdollistamiseksi, että seurojen valmentajat voivat saada käyttöoikeuden Palveluun ja kutsua rekisteröityjä Team-palvelun käyttäjiksi.

Edellä kuvatuissa tarkoituksissa rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja sekä palvelun käytön aikana näihin liittyvien asioiden ja tehtävien yhteydessä, että myös palvelun käytön päättymisen jälkeen siltä osin kuin se on tarpeellista mainitun tarkoituksen toteuttamiseksi.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

4. KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat henkilötietolain mukaiset perusteet:

(a) rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus;
(b) rekisteröidyn toimeksianto tai sellaisen sopimuksen täytäntöönpaneminen, jossa rekisteröity on osallisena, taikka sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä;
(c) rekisteröidyn asiakas- tai muun siihen verrattavaan suhteeseen perustuva asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (yhteysvaatimus).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

(d) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;
(e) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä;
(f) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on ottanut käyttöön palvelun, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

Jos rekisteröity on alle 18-vuotias, edellä mainitun suostumuksen voi antaa vain lapsen vanhempainvastuunkantaja.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ (käsiteltävät henkilötietoryhmät)

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:

(a) rekisteröidyn perustiedot kuten nimi ja yhteystiedot;
(b) rekisteröidyn palvelussa käyttämä käyttäjätunnus (sähköposti);

Lisäksi rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot sellaisista rekisteröidyistä, jotka ovat pelaajia:

(c) syntymäaika (ikä), sukupuoli
(d) rekisteröidyn biometriset tiedot (pituus, paino);
(e) rekisteröidyn joukkuetiedot ja sarjataso;
(f) rekisteröidyn pelipaikka;
(g) rekisteröidyn puhelimen ja käyttämän Palveluun liittyvän laitteen tunnistamiseksi ja siihen yhdistämiseksi tarpeelliset tiedot;
(h) rekisteröidyn palvelun käyttämisestä syntyneet aktiviteetti- ja harjoittelutiedot, mukaan lukien tiedot rekisteröidyn osaa ottamista harjoituksista ja peleistä, rekisteröidyn harjoittelun ja pelaamisen intensiteetistä, askelten määrästä/matkasta, pallokosketuksien määrästä ja laadusta;
(i) rekisteröidyn palvelun käyttötiedot, kuten automaattisesti kerättävät tilastotiedot palvelun suorituskyvystä ja käytöstä rekisteröidyllä.

Lisäksi rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot, jotka rekisteröity on itsestään lisännyt palveluun tai ne on hänen suostumuksellaan lisätty:

(j) rekisteröidyn pelipaikkatiedot;
(k) rekisteröidyn normaaliharjoitusmäärä viikossa;
(l) rekisteröidyn linkitetyt sosiaaliset yhteydet palvelussa;
(m) rekisteröidyn viestihistoria palvelussa;
(n) rekisteröidyn jäsenyys yhteisöissä ja ryhmissä;
(o) rekisteröidyn antamat suoramarkkinointisuostumukset ja/tai kiellot;
(p) rekisteröidyn suostumukset palvelun käyttöön ja rekisteröidyn tietojen jakamiseen oman joukkueen pelaajille/valmentajalle/valmentajille sekä seuran valmennusvastaavalle tai vastaavassa roolissa toimivalle.

Edellä kuvattujen henkilötietojen antaminen rekisterinpitäjälle on palvelun käyttämisen edellyttämä vaatimus, ja jos rekisterinpitäjä ei saa kyseisiä henkilötietoja, rekisterinpitäjä ei välttämättä kykene suorittamaan sopimuksen mukaisia velvollisuuksiaan.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi rekisterinpitäjä kerää harjoituksien kalenteritietoja joukkueelta.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty ja toteutuksen onnistuneen loppuun saattamisen kannalta.

Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan viiden vuoden välein ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä seitsemän vuotta sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn käyttäjäsuhde rekisterinpitäjän ylläpitämään palveluun on päättynyt, ja käyttäjäsuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti [sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti]. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

8. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT (vastaanottajaryhmät) sekä TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Henkilötietoja ei luovuteta rekisteröidyn joukkueen tai seuran ulkopuolisille tahoille.

9. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.

Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on seuraavat henkilötietolain mukaiset oikeudet:

oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja, sekä rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ja mihin rekisterin tietoja käytetään sekä säännönmukaisesti luovutetaan;
oikeus vaatia oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto;

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot Nämä kuvatut perustiedot (i)–(vii) annetaan rekisteröidylle henkilölle tällä lomakkeella;
oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;
oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin;
oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;
oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet;
oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.